"Vores afdeling har udviklet sig betydeligt, siden vi skiftede til Adversus"
Impressive Relations hjælper primært B2C virksomheder med at øge deres salg gennem nye strategiske tiltag inden for direkte salg og marketing. I november 2019 besluttede virksomheden sig for at opbygge en ny afdeling, der udelukkende skulle specialisere sig i mødebooking. I den forbindelse skulle der implementeres et system, der kunne varetage bookingerne.
Vi har taget en snak med COO Filip Lellky for at høre, hvordan skiftet til Adversus har været afgørende for, at Impressive Relations har kunne strømline deres udgående aktiviteter, herunder integration med eksterne kalendere og automatisering af arbejdsprocesser.
Filip Lellky er medstifter af Impressive Relations, som efterhånden har eksisteret i 10 år. Til dagligt står han i spidsen for organisationens udvikling og beskriver sig selv som ham, ”der får ting til at ske”. Blandt andet har han ansvaret for, at kunderne får, det de efterspørger. Det er derfor vigtigt for ham at kunne tilbyde gennemarbejdede løsninger, hvor der ikke bliver gået på kompromis med kvaliteten.
I og med Impressive Relations lever af at hjælpe deres kunder med at booste salget, var det et kærkomment add on, da virksomheden i slutningen af 2019, kunne sige goddag til nye kolleger i den nyoprettede afdeling. Herfra kunne de tilbyde mødebooking til deres kunder som en naturlig tilføjelse til virksomhedens full-service scope. Men med den nye service på hylden, stod det også hurtigt klart, at der var behov for et værktøj, der kunne få den nye afdeling til at fungere. Der blev investeret i en dialer løsning, som skulle hjælpe med at få processerne på plads, og mødebooking var nu blevet en del af porteføljen.
Seks måneder efter opstart af den nye afdeling, igangsatte Filip Lellky og hans team en omfattende gennemgang af strukturen i afdelingen for at undersøge, hvordan arbejdsgangene fungerede, og om der var måder, de kunne optimeres på.
Konklusionen var, at afdelingens workflow ikke var optimalt, og at ressourcerne ikke blev udnyttet ideelt. Der blev brugt unødvendig tid på at opsætte manuelle work arounds, for at få de flows, der var behov for.
“Vi havde desværre ikke mulighed for det, vi gerne ville. Vi brugte udelukkende opkaldsfunktionen i LeadDesk, som var dialeren vi havde på daværende tidspunkt. Jeg var i den periode nødt til at bygge alt andet rundt om dialeren ved at bruge Zapier. Det var svært at eksportere data og skabe de rapporter, vi skulle bruge for at kunne dokumentere vores arbejde for kunderne. Det var i det hele taget ikke så fleksibelt som vi havde behov for, nu hvor vi arbejder med mange forskellige kunder med forskellige behov og opsætninger,” fortæller Filip Lellky.
På baggrund af evalueringen blev det besluttet at finde en ny dialer løsning for at minimere den manuelle arbejdsbyrde og få den tiltrængte fleksibilitet i opsætningen:
“Da jeg blev introduceret til Adversus, ønskede jeg i første omgang at prøve platformen af og se, hvordan layoutet var. Jeg er ret kræsen med systemer og udtrykket deri. Jeg vil bestemt ikke betale for noget, som ikke føles fantastisk. Men vores største pain point var det manuelle arbejde, så jeg var også nødt til at sikre mig, at vi kunne transformere alt til et automatisk workflow. Meget hurtigt i testperioden stod det klart, at jeg ikke havde behov for Zapier længere, da Adversus leverede det hele. Det var en stor arbejdsbyrde, der forsvandt fra mine skuldre.”
At Adversus har et godt layout, er også den respons, Filip Lellky har fået fra sine agenter:
“Det første indtryk fra agenterne var meget positivt. Den primære tilbagemelding var, at platformen var mere moderne, pænere at se på og intuitiv at arbejde i. Det faktum, at de kan se alt, hvad de har brug for direkte i dialer-vinduet, var en klar forbedring.”
I dag har virksomheden 11 agenter i mødebooking-afdelingen, og deres arbejde består udelukkende i at ringe ud og booke møder på vegne af deres kunders konsulenter. For at undgå at skulle logge ind i eksterne kalendere for at finde datoer for, hvornår møderne kan finde sted, har Filip Lellky integreret alle konsulenternes kalendere direkte med Adversus.
“Kalenderintegrationen er en meget værdifuld funktion, som vi ikke kan undvære. At du kan se de integrerede kalendere direkte i dialeren, når du sidder med kunden i røret, gør arbejdet meget nemmere. Så slipper man for at skulle logge ind i eksterne kalendere for at se, om det kan lade sig gøre at lave en booking. Det betyder, at alle vores agenter har direkte adgang til alle relevante kalendere, og det gør booking processen både hurtigere og mere simpel.”
I dag har virksomheden 11 agenter i mødebooking-afdelingen, og deres arbejde består udelukkende i at ringe ud og booke møder på vegne af deres kunders konsulenter. For at undgå at skulle logge ind i eksterne kalendere for at finde datoer for, hvornår møderne kan finde sted, har Filip Lellky integreret alle konsulenternes kalendere direkte med Adversus.
“Kalenderintegrationen er en meget værdifuld funktion, som vi ikke kan undvære. At du kan se de integrerede kalendere direkte i dialeren, når du sidder med kunden i røret, gør arbejdet meget nemmere. Så slipper man for at skulle logge ind i eksterne kalendere for at se, om det kan lade sig gøre at lave en booking. Det betyder, at alle vores agenter har direkte adgang til alle relevante kalendere, og det gør booking processen både hurtigere og mere simpel.”
Det er ikke kun kalenderintegrationen der er i høj kurs hos Filip Lellky og hans team. Journey Modulet hjælper med at automatisere specifikke opgaver, når kunderne har særlige behov og anmodninger:
“Vi benytter Journey Modulet til at sende påmindelser til konsulenterne og deres kunder, både før og efter møderne. Derudover kan vi sende specifikke emner til andre kampagner baseret på udfaldet af samtalen med dem. På baggrund af emnets status, sorterer Journeys automatisk og flytter dem over i relevante kampagner.”
Det er ikke kun kalenderintegrationen der er i høj kurs hos Filip Lellky og hans team. Journey Modulet hjælper med at automatisere specifikke opgaver, når kunderne har særlige behov og anmodninger:
“Vi benytter Journey Modulet til at sende påmindelser til konsulenterne og deres kunder, både før og efter møderne. Derudover kan vi sende specifikke emner til andre kampagner baseret på udfaldet af samtalen med dem. På baggrund af emnets status, sorterer Journeys automatisk og flytter dem over i relevante kampagner.”
