At vokse fra et lille dedikeret team, der delte kontor, til at favne et landsdækkende netværk af konsulenter, kræver mere end blot solidt teamwork og struktur.
Det kræver også fleksibilitet og strømlinede processer – især når det handler om at levere kundeservice af høj kvalitet uden at bruge tid manuelle opgaver.
Efterhånden som Eztablisher fik flere kunder, begyndte de værktøjer, de var afhængige af, at skabe friktion.
"Vi lappede løsninger sammen bare for at få tingene til at fungere," fortæller Jonatan Bolin, medstifter og COO i EZ Sales. "Hver kunde er jo forskellig, og vi havde brug for en opsætning, der kunne tilpasses de forskelle uden at tilføje mere kompleksitet."
I takt med, at kundeporteføljen og salgsteamet voksede, voksede også behovet for at kunne tilpasse kampagner med forskellige logikker for booking, påmindelser og opfølgning. Det system, de havde, understøttede kun grundlæggende konfigurationer, hvilket tvang dem til at bruge tredjepartsværktøjer som Zapier for at lukke hullerne. Derudover viste det sig især at være udfordrende at spore KPI’er individuelt for hver kunde.
Ensrettet KPI tracking
"Vores gamle løsning manglede fleksibilitet og gjorde det svært at holde overblik over hvert enkelt kunde. For at generere statistik og spore KPI’er for hver enkelt kunde skulle vi lave en masse manuelt forarbejde, hvilket bremsede vores beslutningsprocesser og gjorde det sværere at handle hurtigt. Funktionaliteten var også meget stiv, og vi følte os ofte begrænset af systemets rammer frem for at være støttet af det. Vi indså, at vi havde brug for en moderne, intuitiv platform, der kunne give os indsigt i realatid, hvis vi skulle effektivisere vores arbejdsgange – isærhvis vi stadig skulle kunne fortsætte med at vokse, " forklarer Jonatan Bolin.
Eztablisher har med Adversus implementeret et standardiseret KPI-dashboard, der kan genbruges på tværs af alle kunder, hvilket forenkler rapportering og accelererer onboarding-processen for nye kunder. Det gør det muligt hurtigt at kunne følge op på hvert enkelt kunde og tilpasse kampagner. Samtidig er der mulighed for at tilføje eller fjerne KPI’er alt efter den enkelte kundes behov, hvorved hvert dashboard bliver skræddersyet til den specifikke kunde. Hver kunde har direkte adgang til deres dashboard og kan derfra overvåge performance i realtid – hvilket gør det lettere at følge op og reagere hurtigt, når det er nødvendigt.
"Vores kunder har fuld gennemsigtighed i deres kampagner. De kan overvåge aktivitet, følge resultater og få et klart overblik over alle planlagte møder, hvilket minimerer supporthenvendelser og skaber tillid og langvarig tilfredshed," siger Jonatan.
Outbound samlet ét sted
Før skiftet til Adversus benyttede Eztablisher separate værktøjer til opkald, rapportering og mødebooking. Denne fragmenterede opsætning krævede hyppige manuelle eksporteringer og konstant skift mellem systemer, hvilket gjorde driften ineffektiv og tidskrævende.
Efter at have testet Adversus i en prøveperiode, besluttede teamet at gå all-in.
"Vi evaluerede flere dialer-platforme, men Adversus skilte sig hurtigt ud takket være det intuitive interface, den fleksible kampagneopsætning og de stærke realtidsanalyser. Det, der virkelig imponerede os, var graden af tilpasning – og hvor nemt det var at strukturere kampagner, så de matchede både kundens behov og vores interne arbejdsgange. Kampagneværktøjet er fleksibelt nok til at understøtte hver enkelt kunde, men struktureret nok til, at vores agenter ikke skal lære alt forfra ved hver ny opsætning."
Med Adversus er hele outbound-processen – fra opkald til konvertering – nu centraliseret i én platform.
"Alt, hvad vi har brug for, findes i én platform," siger Jonatan. "Opkald, mødebooking, opfølgning, rapportering – endda fakturering. Den centralisering har hjulpet os med at reducere friktion og skabe konsistens på tværs af alle teams. Dialer-interfacet giver agenterne al den nødvendige information uden at skulle skifte vinduer, og realtidsdashboardene gør det muligt for ledelsen at overvåge kampagneperformance."
Skalerbart set-up
Med nye kunder og kampagner, der løbende tilføjes, er Eztablisher afhængig af både at kunne strømline arbejdsprocesserne, men smatidig også kunne være fleksible, når det kommer til at imødekomme kundernes mange forskellige behov.
Genbrug af kampagneopsætninger og dashboards effektiviserer onboarding og fjerner behovet for at starte forfra hver gang, hvilket i sidste ende kommer kunderne til gode, da administrationen både er billigere og mere effektiv. Samtidig har det skabt grobund for et mere struktureret og sammenhængende samarbejde på tværs af geografiske afstande.
"Vi vokser hurtigt, og Adversus understøtter den vækst uden at tilføje ekstra administrationsarbejde,"
siger Jonatan Bolin. "Vi har skaleret markant det seneste år og fortsætter med det – herunder ved at åbne nye kontorer og arbejde mere remote. At bruge ét samlet system gør det hele meget nemmere. Vi jonglerer ikke længere med forskellige værktøjer. Vi logger bare ind og arbejder – uanset hvor vi er. Det føles som om, platformen er bygget omkring vores forretning, frem for at vi skal tilpasse os systemet. Det er tydeligt, at Adversus er udviklet af folk, der virkelig forstår outbound-salg og de udfordringer, der følger med at skalere en salgsdrevet organisation."
